新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、開催が困難になっている社員総会や理事会の開催についてお知らせいたします。
NPO法第14条の2の規定により、社員総会の開催は省略することができませんが、定款の社員総会と理事会の（表決権等）の条項において、「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」を定めている場合、この方法で表決した方も会議の出席者数に含めることができます。
ただし、いずれの場合でも、議事録作成のために必要な人数として議長1人と定款で定める議事録署名人（一般的には2名）は実際に出席する必要があります。感染防止対策に配慮のうえ、参集するようにしてください。
「書面による表決」は、会議資料に「書面表決票」など任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入して返送してもらいます。
「電磁的方法による表決」は、会議資料を送付した上で、「電子メール」など紙媒体で出力することが可能なものにより各議題への賛否を表決してもらいます。そのため、SNS等による通信は使用できません。また、ファックスは「書面による表決」の扱いとなります。
「表決の委任」は、会議資料に「表決委任状」など任意の様式を同封し、会議に出席する他の者（主として議長など）を代理人として表決を委任することを記入して返送してもらいます。
いずれの場合も、表決者を議事録の出席者数に含めたうえで、内訳にて表決方法別の人数を記載するようにしてください。
例） 社員総数〇名のうち出席者〇名（うち書面表決者〇名、表決委任者〇名）
〇みなし総会による決議の省略
定款に上記方法の定めがなくとも、「理事又は社員が総会の目的である事項について提案した場合において、社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の総会の決議があったものとみなす」ことができます。
※詳しくは、「社員総会の決議の省略について（法14条の9）」をご参照ください。 https://www.kumamoto.city-npo.jp/kihon/pub/Detail.aspx?c_id=4&id=31
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