特定非営利活動促進法（第 14 条の 2）では、毎年少なくとも1回は通常社員総会を開催しなければならない旨が定められています。しかし、新型コロナウイルス感染拡大下においては、多くの人が集まり密集となる状況や感染拡大地域との人の往来は避けることが望ましいとされています。そこで、人を集めることによらない社員総会の開催方法について以下のとおり整理しました。どのような開催方法が可能かは、各法人の定款によって異なりますので、まずは、定款を確認していただいたうえで、法人運営の参考にしてください。
1．書面表決または委任状を用いた総会 通常どおり総会は開催するものの、実際に出席しない社員に書面等によって表決してもらう方法です。
当日参加しない社員に対しては事前に開催方法を説明し、議案書を送付して、表決書または委任状を提出してもらいます。（※定款に定める場合は電子メール等も可）書面表決者及び委任状による表決の人数は、議事録に記載します。 定款に「やむを得ない理由のために総会に出席できない正会員は、あらかじめ通知された事項について書面（※または電磁的方法）をもって表決し、又は他の正会員を代理人として表決を委任することができる」旨の定めがある場合に有効です。
2．みなし総会 実際に総会を開催しなくても、議案について書面又は電磁的記録（電子メール等）により「社員（正会員）全員の同意」が得られた場合は、総会を開催したこととみなすことができます。（社員全員から回答が得られない場合や反対の意思表示があった場合には適用できません。）
3．WEB会議等オンラインでの開催 SkypeやZoom等のWEB会議やテレビ会議等による開催も可能です。 社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。 また、議事録には以下のことが分かるように記載してください。 ・WEB会議による開催であること、使用アプリ名 ・書面表決者、表決委任者、WEB表決者の人数 ・情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っており、出席者全員が一堂に会するのと同等の相互の意見表明が可能であって、終始異状なく議事が進行した旨
※「書面表決または委任状を用いた総会」及び「WEB会議等オンラインでの開催」は併用可能です。 ※全員がオンライン出席の場合の留意点 出席したくても出られない人など、総会開催場所がオンライン上にあるために不利益を被る人がいないようにするための配慮が必要です。また、接続が不安定であったり、途切れてしまった場合の対応等について定め、関係者に周知しておくことも必要でしょう。賛成反対の意思表明の方法、正会員が発言するための方法等についても、ルールを確認することをお勧めします。
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